출처-2006년 11월 27일(월) 오후 2:07 [문화일보]
(::‘프레젠테이션’ 정말 중요하다::)
21세기는 커뮤니케이션의 시대라고 한다. 커뮤니케이션은 개인이나 기업 할 것 없이 생존과 성장의 관건이다. 특히 직장생활은커뮤니케이션의 연속이라고 할 수 있다.
상사에게 보고하는 것,외부 업체와 협상하는 것, 고객의 요구사항을 파악하는 것 등 다양한 활동이 커뮤니케이션을 통해 이루어진다. 이런 커뮤니케이션 중에서도 그 핵심은 프레젠테이션이다.
설득을 목적으로 하는프레젠테이션은 단순한 말의 전달이 아니라, 일관된 주제를 갖고이를 일목요연하게 표현해야 한다는 측면에서 대화나 연설보다는 효과적인 기술이 필요하다. 프레젠테이션을 중심으로 잘 듣고잘 말할 수 있는 방법에 대해 알아봤다.
◆발표 잘 듣는 4가지 방법
표현하는 것만큼 듣기도 중요하다. 청중은 발표자의 내용에 귀를기울여야 하고, 발표자는 청중의 요구사항에 귀를 기울여야 한다. 잘 듣는 것은 프레젠테이션뿐만 아니라 일상적인 사회생활에서도 매우 중요한 커뮤니케이션 수단이다. 그렇다면 효과적인 듣기란 어떤 것일까.
첫째, 일주일 동안 듣기만 해라. 미국의 커뮤니케이션 전문가인로저 에일스는 ‘똑똑하게 말하고 똑똑하게 듣기’ 위해 필요한능력을 기를 수 있는 기법을 담은 그의 저서 ‘유 아 더 메시지(You are the Message)’에서 남의 말을 잘 듣지 않는 사람이라는지적을 받았다면 일주일 동안 회의에 참석해서 꼭 필요한 경우가 아니면 한마디도 하지 말고 침묵을 지켜보라고 말했다.
어떤회합이든, 일주일 동안 노트를 가지고 다니면서 사람들이 말하는것과 내심 뜻하는 것을 구별해서 들어보고 겉으로 하는 말과 내심 의미하는 바의 차이를 기록해 보라는 것이다. 이때 중요한 것은 발표자의 입을 통해 나오는 말뿐만 아니라 시선, 몸짓, 태도등을 함께 관찰하는 것이다. 비언어적 신호에도 그 사람의 마음이 담겨 있기 때문이다.
둘째, 상대방의 말을 존중하라. 의사소통의 기초가 되는 듣기는그저 소리를 듣는 것이 아니다. 의미를 이해하는 것이 중요하다.
그러기 위해서 결론을 짐작해서는 안 된다. “그래, 무슨 말을하려는지 알아”하고 발표자의 말을 건성으로 듣거나 “그러니까이렇게 해야 하는 거지”하고 결론을 제시하는 것은 위험하다. 상대방의 말을 존중하면서 꼼꼼하게 듣는 것이 중요하다.
셋째, 적절히 반응하면서 들어라. 청중 중에는 발표자가 무슨 말을 할 것인가에 대해 호기심을 갖고 적극적인 자세를 보이는 경우도 있지만,‘어디 한번 이야기 해 봐’하는 공격적이고 부정적인 자세로 듣는 경우도 있다. 그러나 우호적인 분위기일 때 발표자로부터 더 많은 정보를 얻을 수 있다는 사실을 잊어서는 안된다.
따라서 발표자의 내용에 고개를 끄덕이면서 공감을 표현하거나 발표자가 요구하는 것에 적절하게 반응해 주는 것이 필요하다는 사실을 기억하자.
넷째, 의견은 다 경청하고 난 후에 말하라. 발표자의 이야기를듣다 보면 내 의견을 말하고 싶을 때가 있을 것이다. 그렇다고해서 이야기의 흐름을 막아서는 안 된다. 우선은 발표자의 이야기를 모두 경청한 후 자신의 의견을 말하는 것이 좋다. 존중감도들고 좀 더 깊이 있는 발표의 장이 마련될 것이다.
◆잘 설명하는 4가지 방법
인재관리 전문기업인 HRKorea의 최효진 대표는 “프레젠테이션은다른 사람들 앞에서 자신의 능력을 검증 받을 수 있는 매우 중요한 장이다. 평소 자신의 활동사항에 대해 표현할 기회가 제한되어 있기 때문에, 프레젠테이션할 수 있는 기회가 있을 때 자신의 능력을 과감하게 표현함으로써 능력 있는 사람으로 인정 받을수 있다”고 강조한다.
그렇다면 어떻게 표현하는 것이 효과적일까.
첫째, 청중이 필요로 하는 정보를 전달하라. 프레젠테이션의 목적은 설득에 있기 때문에 어떤 사람들을 대상으로 이야기하는지에 따라 내용이나 표현양식이 달라질 수 있다. 따라서 프레젠테이션에서 가장 먼저 준비할 것은 청중을 분석하는 것이다.
일단청중이 어떤 사람들인지, 그 성향과 연령 등을 고려해야 하고,그들이 어떤 내용에 관심을 가질지를 판단해야 한다. 전체 직원을대상으로 하는지, 임원을 대상으로 하는지, 부하를 대상으로 하는지, 타 부서 사람들에게 하는지, 업계 사람들에게 하는지를 파악하고, 그들이 프레젠테이션에서 어떤 내용을 듣고 싶어 하는지에 대한 관심이 선행돼야 한다.
주제에 부합하면서, 청중이 꼭알고자 하는 정보를 전달할 때 흥미를 유발시켜 집중하게 만들 수있을 것이다.
둘째, 청중의 주의와 관심을 사로잡아라. 아무리 좋은 내용을 담고 있더라도 상대방의 호기심을 자극하지 못하면 아무런 소용이없다.
상대방의 심금을 울리는 한마디로 말을 시작해 보자. 중간에 불필요한 말들이 섞인다고 해도 청중은 첫마디를 기억하며 가슴에새긴다. 이에 항상 발표를 준비하는 습관을 기르는 것이 중요하다. 평상시에도 감흥을 불러일으키는 문장이나 독특한 글을 PDA,다이어리 등에 적거나 오려 붙여서 기억하는 습관을 들여 보자.
셋째, 목적의식을 잊지 말고 논리적으로 말하라. 프레젠테이션은정해진 시간 안에 상대방을 설득해야 하는 목적을 갖고 있다.
따라서 자신이 이야기하는 내용을 상대방이 납득할 수 있도록 표현하는 것이 중요하다. 근거나 사례를 들 때도 자신이 이야기하고자 하는 주제에 부합하는 내용인지를 검토하여 제시해야 한다는 사실을 잊어서는 안 될 것이다.
넷째, 자신만의 차별화된 전략을 활용하라. 상대방에게 깊은 인상을 남기기 위해 자기만의 전략을 갖는 것이 필요하다. 좋은 표현을 활용하거나 흥미로운 방법으로 관심을 끄는 것도 좋다. 마지막 정리 단계에서 핵심내용을 명확하게 요약해 설명하면서 마무리 짓는 것도 효과적이다.
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